Nach unseren ersten beiden Online-Veranstaltungen geht es mittlerweile nahezu routiniert zu. Die Mehrheit der Teilnehmenden gelangt problemlos in unsere virtuellen Räume – ohne große Abstriche bei Ton- und Videoqualität. Jene, deren Ausstattung doch noch knirscht, kompensieren diese durch private Technik oder wählen sich per Telefon ein. 

Projekte sind im Grunde Vorgriffe, Ausbrüche in die Ferne

Klaus-Dieter Paul, den wir zum Thema Verstetigung als ausgewiesenen Experten für diese Bildungswerkstatt gewinnen konnten, beginnt seinen Input mit einem Zitat von Alexander Kluge. Projekten sei demnach immanent, dass ihre Kühnheit, ihr Bruch mit dem bisher Üblichen eine Hürde darstellt, sich selbst zu tradieren und zum Regelbetrieb zu werden.

Daher ist es wichtig zu entscheiden, was aus einem Projekt relevant war, welche Projekterfolge eine Aussicht auf Verstetigung haben und mit welchen Mitteln diese gewährleistet werden kann. Nur begründbare und für die Kommune relevante Ergebnisse sollten verstetigt werden, denn wenn alles verstetigungswürdig wäre, bedürfe es ja keiner Projekte mit ihrem Experimentalcharakter.

An diesem Punkt sollte zwischen Verstetigung und Transfer unterschieden werden. Beide Begriffe werden oft synonym verwendet, obgleich sie sich in einem wesentlichen Punkt unterscheiden: Die Verstetigung ist nach innen gerichtet und stellt die Fortführung bzw. Überführung von Projektstrukturen oder Ergebnissen auf Dauer dar. Transfer ist hingegen nach außen gerichtet. Er stellt die Übernahme eines Projektergebnisses oder von im Projekt erprobten Verfahren durch andere Einheiten (ein anderes Amt, eine andere Kommune) dar. Damit ist Transfer eine gute Werbung für die Verstetigung innerhalb der eigenen Kommune. Denn wenn andere das übernehmen, was im Projekt erprobt wurde, überzeugt das Ergebnis offenbar.

Für eine erfolgreiche Verstetigung bedarf es der Unterstützung Vieler. Hier müssen Transferagenten gefunden, Fürsprecherinnen einbezogen und oft auch Kümmerer gewonnen werden. Kooperation und Vernetzung ist bei einer erfolgreichen Übertragung daher die unverzichtbare Basis.

Wichtig ist bei alldem, dass Verstetigung frühzeitig gedacht und angebahnt wird. Verstetigung ist kein Prozess von vier Wochen und somit nicht am Ende einer Projektlaufzeit als letzte Aufgabe abzuhaken, sondern als langsam wachsender Prozess bei allen Beteiligten zu verstehen, der auf Strukturbildungen hinwirkt. Dies sollte einerseits zu einem möglichst frühen Zeitpunkt geschehen, bedarf andererseits überzeugender Projektergebnisse und deren Beurteilung für die Nützlichkeit in der Regelstruktur.

Mit vorzeigbaren Ergebnissen ist erst gegen Ende eines Experimentierzeitraumes (=Projektlaufzeit) zu rechnen – dann, wenn es vielleicht zu spät ist. Da stecken wir mitten im „Entwicklungs-Vertriebs-Dilemma“, so Klaus-Dieter Paul.

Welches entscheidende Wissen weitergeben?

Anschließend geht es in eine Arbeitsphase in zwei Unterarbeitsgruppen. So finden sich nach einer Pause jeweils sechs Teilnehmende und zwei Personen von TransMit sowie der Referent in jeweils einem Unterarbeitsraum ein. Bearbeitet wird die Frage, welches entscheidende Wissen eine Nachfolgerin/eine Nachfolger unbedingt braucht.

Insbesondere diese Aufgabenstellung dient dazu zu reflektieren, welches implizite Organisationswissen notwendig ist, um im jeweiligen Arbeitsumfeld überhaupt etwas zu bewegen, welche Akteure man kennen muss, wer unterstützt und aus welcher Richtung Gegenwind zu erwarten ist.

Während das technisch-methodische Wissen der erprobten Verfahren, der Projektziele, der Inhalte sowie die formellen Netzwerke meist dokumentiert sind und als Sachinformationen auch leicht übertragen werden können, bleibt dieses implizite Organisationswissen oft unbeachtet. Es ist jedoch das entscheidende Erfahrungswissen für einen Übertragungsprozess.

Auf virtuellen Pinnwänden sammeln die Teilnehmerinnen und Teilnehmer Ideen, ordnen und visualisieren sie, so dass die Ergebnisse in der anschließenden gemeinsamen Runde im großen Veranstaltungsraum vorgestellt werden können.

Stellen Sie ein bedeutsames Beispiel aus Ihrer Kommune vor!

Der erste Teil der Online-Bildungswerkstatt endet mit einem Wagnis: Können wir unseren Kolleginnen und Kollegen aus den Kommunen zumuten, eine Arbeitsaufgabe innerhalb einer Woche zu erledigen, die als Grundlage für den zweiten Teil der Veranstaltung dient? Die Zeit in Online-Veranstaltungen ist knapp bemessen, da nach bisherigem Erfahrungsstand nach mehr als drei Stunden am Stück die Grenze physischer Belastbarkeit aller erreicht ist.

Damit die Zeit für den Austausch optimal genutzt werden kann, wollen wir eine Übertragung des Gehörten in den eigenen Arbeitsalltag zeitlich zwischen beide Veranstaltungstage setzen: in Form einer an die Teilnehmenden gestellten Aufgabe.

Es zeigt sich, dass alle Teilnehmenden die Zeit finden, eine kleine Präsentation vorzubereiten. Die überwiegende Rückmeldung und Sendezeit per Mail weist jedoch darauf hin, dass dies in oder jenseits der Randstunden der Normalarbeit stattgefunden hat und somit durchaus eine Mehrbelastung darstellte. Ungeachtet dessen, sind die vorbereiteten Beispiele eines Verstetigungsprojekts allesamt sorgfältig ausgesucht, gründlich vorbereitet und werden von den Teilnehmenden im zweiten Teil der Veranstaltung detailliert vorgestellt.

Es geht darum, den Fall einer erfolgreichen Verstetigung oder auch nur den Beginn eines solchen Prozesses, einen Teilaspekt oder einen gescheiterten Transferversuch vorzustellen und anschließend zu diskutieren. Die auf virtuellen Austausch angepasste Methode soll die „kollegiale Beratung“ oder etwas spezifiziert „kollegiale Befragung“ sein.

Dazu wurde der zweite Teil der Veranstaltung auf zwei Termine aufgeteilt, da ein solches Format in einer kleinen Gruppe, wo jede/r zu Wort kommen kann, besser durchführbar wäre. So finden sich jeweils sechs Teilnehmende am 14. bzw. 15.7. ein und stellen ihre Beispiele vor.

Lessons learned

Was haben wir als TransMit methodisch mitgenommen? Das Format der Bildungswerkstatt mit einem Schwerpunkt auf kollegialem Austausch funktioniert. Die Vorbereitung substantieller Beispiele in eine Arbeitsphase außerhalb der Veranstaltung zu legen, schont die Aufmerksamkeitsspanne der Beteiligten während der Veranstaltung, setzt aber hohe Motivation und Bereitschaft voraus. Für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit in den Kleingruppen wünschten sich einige Teilnehmende eine bessere Warm-up-Phase, um eine bessere Gruppendynamik zu erhalten.

Weiterhin wachsen die Erfahrungen mit Online-Formaten bei allen Beteiligten schnell, so dass wir für den Hinweis, dass Ganztagsveranstaltungen auch virtuell möglich sind, wenn entsprechend lange Pausen und abwechselnde Arbeitsformate aufeinander abgestimmt sind, sehr dankbar waren. Überhaupt erreichen uns viele hilfreiche und konstruktiv kritische Rückmeldungen, die wir gern annehmen und an Sie in den folgenden Online-Veranstaltungen weitergeben wollen.

Nicht zuletzt heißt es bezogen auf das Thema der Veranstaltung für uns: Diese Bildungswerkstatt zur Verstetigung hätte viel eher stattfinden können, denn mit Verstetigung kann man nicht rechtzeitig genug anfangen. Damit schließt sich der Kreis zum Entwicklungs-Vertriebs-Dilemma auch für uns.