Online-Bildungswerkstatt: „Bildung integriert – Ergebnisse und Abläufe verstetigen, Nachhaltigkeit sichern“

Vielfach haben sich unter den Maßnahmen gegen die Ausbreitung des Coronavirus mit ihren vielfältigen Schließungen des öffentlichen Lebens, wovon auch Bildungs- und Kultureinrichtungen betroffen waren, Bildungsmanagement und -monitoring in der Kommune bewährt. Dennoch berichten mehrere unserer Kolleginnen und Kollegen aus dem Programm Bildung Integriert, dass zarte Ansätze von Verstetigung des Kommunalen Bildungsmanagements immer mehr aus dem Fokus der Kommune geraten. In unserer Bildungswerkstatt im Juli widmeten wir uns darum dem dringlichen Thema Verstetigung und Nachhaltigkeit.

Nach unseren ersten beiden Online-Veranstaltungen geht es mittlerweile nahezu routiniert zu. Die Mehrheit der Teilnehmenden gelangt problemlos in unsere virtuellen Räume – ohne große Abstriche bei Ton- und Videoqualität. Jene, deren Ausstattung doch noch knirscht, kompensieren diese durch private Technik oder wählen sich per Telefon ein. 

Projekte sind im Grunde Vorgriffe, Ausbrüche in die Ferne

Klaus-Dieter Paul, den wir zum Thema Verstetigung als ausgewiesenen Experten für diese Bildungswerkstatt gewinnen konnten, beginnt seinen Input mit einem Zitat von Alexander Kluge. Projekten sei demnach immanent, dass ihre Kühnheit, ihr Bruch mit dem bisher Üblichen eine Hürde darstellt, sich selbst zu tradieren und zum Regelbetrieb zu werden.

Daher ist es wichtig zu entscheiden, was aus einem Projekt relevant war, welche Projekterfolge eine Aussicht auf Verstetigung haben und mit welchen Mitteln diese gewährleistet werden kann. Nur begründbare und für die Kommune relevante Ergebnisse sollten verstetigt werden, denn wenn alles verstetigungswürdig wäre, bedürfe es ja keiner Projekte mit ihrem Experimentalcharakter.

An diesem Punkt sollte zwischen Verstetigung und Transfer unterschieden werden. Beide Begriffe werden oft synonym verwendet, obgleich sie sich in einem wesentlichen Punkt unterscheiden: Die Verstetigung ist nach innen gerichtet und stellt die Fortführung bzw. Überführung von Projektstrukturen oder Ergebnissen auf Dauer dar. Transfer ist hingegen nach außen gerichtet. Er stellt die Übernahme eines Projektergebnisses oder von im Projekt erprobten Verfahren durch andere Einheiten (ein anderes Amt, eine andere Kommune) dar. Damit ist Transfer eine gute Werbung für die Verstetigung innerhalb der eigenen Kommune. Denn wenn andere das übernehmen, was im Projekt erprobt wurde, überzeugt das Ergebnis offenbar.

Für eine erfolgreiche Verstetigung bedarf es der Unterstützung Vieler. Hier müssen Transferagenten gefunden, Fürsprecherinnen einbezogen und oft auch Kümmerer gewonnen werden. Kooperation und Vernetzung ist bei einer erfolgreichen Übertragung daher die unverzichtbare Basis.

Wichtig ist bei alldem, dass Verstetigung frühzeitig gedacht und angebahnt wird. Verstetigung ist kein Prozess von vier Wochen und somit nicht am Ende einer Projektlaufzeit als letzte Aufgabe abzuhaken, sondern als langsam wachsender Prozess bei allen Beteiligten zu verstehen, der auf Strukturbildungen hinwirkt. Dies sollte zu einem möglichst frühen Zeitpunkt geschehen, bedarf andererseits überzeugender Projektergebnisse und deren Beurteilung für die Nützlichkeit in der Regelstruktur.

Mit vorzeigbaren Ergebnissen ist erst gegen Ende eines Experimentierzeitraumes (=Projektlaufzeit) zu rechnen – dann, wenn es vielleicht zu spät ist. Da stecken wir mitten im „Entwicklungs-Vertriebs-Dilemma“, so Klaus-Dieter Paul.

Welches entscheidende Wissen weitergeben?

Anschließend geht es in eine Arbeitsphase in zwei Unterarbeitsgruppen. So finden sich nach einer Pause jeweils sechs Teilnehmende und zwei Personen von TransMit sowie der Referent in jeweils einem Unterarbeitsraum ein. Bearbeitet wird die Frage, welches entscheidende Wissen eine Nachfolgerin/eine Nachfolger unbedingt braucht.

Insbesondere diese Aufgabenstellung dient dazu zu reflektieren, welches implizite Organisationswissen notwendig ist, um im jeweiligen Arbeitsumfeld überhaupt etwas zu bewegen, welche Akteure man kennen muss, wer unterstützt und aus welcher Richtung Gegenwind zu erwarten ist.

Während das technisch-methodische Wissen der erprobten Verfahren, der Projektziele, der Inhalte sowie die formellen Netzwerke meist dokumentiert sind und als Sachinformationen auch leicht übertragen werden können, bleibt dieses implizite Organisationswissen oft unbeachtet. Es ist jedoch das entscheidende Erfahrungswissen für einen Übertragungsprozess.

Auf virtuellen Pinnwänden sammeln die Teilnehmerinnen und Teilnehmer Ideen, ordnen und visualisieren sie, so dass die Ergebnisse in der anschließenden gemeinsamen Runde im großen Veranstaltungsraum vorgestellt werden können.

Stellen Sie ein bedeutsames Beispiel aus Ihrer Kommune vor!

Der erste Teil der Online-Bildungswerkstatt endet mit einem Wagnis: Können wir unseren Kolleginnen und Kollegen aus den Kommunen zumuten, eine Arbeitsaufgabe innerhalb einer Woche zu erledigen, die als Grundlage für den zweiten Teil der Veranstaltung dient? Die Zeit in Online-Veranstaltungen ist knapp bemessen, da nach bisherigem Erfahrungsstand nach mehr als drei Stunden am Stück die Grenze physischer Belastbarkeit aller erreicht ist.

Damit die Zeit für den Austausch optimal genutzt werden kann, wollen wir eine Übertragung des Gehörten in den eigenen Arbeitsalltag zeitlich zwischen beide Veranstaltungstage setzen: in Form einer an die Teilnehmenden gestellten Aufgabe.

Es zeigt sich, dass alle Teilnehmenden die Zeit finden, eine kleine Präsentation vorzubereiten. Die überwiegende Rückmeldung und Sendezeit per Mail weist jedoch darauf hin, dass dies in oder jenseits der Randstunden der Normalarbeit stattgefunden hat und somit durchaus eine Mehrbelastung darstellte. Ungeachtet dessen, sind die vorbereiteten Beispiele eines Verstetigungsprojekts allesamt sorgfältig ausgesucht, gründlich vorbereitet und werden von den Teilnehmenden im zweiten Teil der Veranstaltung detailliert vorgestellt.

Es geht darum, den Fall einer erfolgreichen Verstetigung oder auch nur den Beginn eines solchen Prozesses, einen Teilaspekt oder einen gescheiterten Transferversuch vorzustellen und anschließend zu diskutieren. Die auf virtuellen Austausch angepasste Methode soll die „kollegiale Beratung“ oder etwas spezifiziert „kollegiale Befragung“ sein.

Dazu wurde der zweite Teil der Veranstaltung auf zwei Termine aufgeteilt, da ein solches Format in einer kleinen Gruppe, wo jede/r zu Wort kommen kann, besser durchführbar wäre. So finden sich jeweils sechs Teilnehmende am 14. bzw. 15.7. ein und stellen ihre Beispiele vor.

Lessons learned

Was haben wir als TransMit methodisch mitgenommen? Das Format der Bildungswerkstatt mit einem Schwerpunkt auf kollegialem Austausch funktioniert. Die Vorbereitung substantieller Beispiele in eine Arbeitsphase außerhalb der Veranstaltung zu legen, schont die Aufmerksamkeitsspanne der Beteiligten während der Veranstaltung, setzt aber hohe Motivation und Bereitschaft voraus. Für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit in den Kleingruppen wünschten sich einige Teilnehmende eine bessere Warm-up-Phase, um eine bessere Gruppendynamik zu erhalten.

Weiterhin wachsen die Erfahrungen mit Online-Formaten bei allen Beteiligten schnell, so dass wir für den Hinweis, dass Ganztagsveranstaltungen auch virtuell möglich sind, wenn entsprechend lange Pausen und abwechselnde Arbeitsformate aufeinander abgestimmt sind, sehr dankbar waren. Überhaupt erreichen uns viele hilfreiche und konstruktiv kritische Rückmeldungen, die wir gern annehmen und an Sie in den folgenden Online-Veranstaltungen weitergeben wollen.

Nicht zuletzt heißt es bezogen auf das Thema der Veranstaltung für uns: Diese Bildungswerkstatt zur Verstetigung hätte viel eher stattfinden können, denn mit Verstetigung kann man nicht rechtzeitig genug anfangen. Damit schließt sich der Kreis zum Entwicklungs-Vertriebs-Dilemma auch für uns.

 

Text: Matthias Müller, TransMit

Als Projektmitarbeiterinnen und -mitarbeiter sind Sie in Ihrer jeweiligen Kommune eine Neuerung zu den gewohnten Strukturen der Verwaltung. Nun geht es darum, den Mehrwert, den Sie mit Ihrer Arbeit für die Kommune darstellen, zu erhalten und in zukünftige Regelstrukturen zu überführen. Neue und innovative Lösungen, die im Rahmen Ihres Projektes entwickelt und erprobt wurden, können jedoch nur verstetigt werden, wenn der Fokus rechtzeitig auf den Abschluss des Projektes und darüber hinaus gerichtet wird. Dazu müssen passende Schritte unternommen werden, die von einer Bilanzierung des Erprobten, was überhaupt erhalten werden soll, bis zu einer Ergebnissicherung gehen. 

Weil aufgrund der Schutzmaßnahmen derzeitig Präsenzveranstaltungen nicht möglich sind, laden wir Sie zu einer Online-Bildungswerkstatt auf der Plattform Cisco webex ein. Wir wollen Ihnen fundiertes Wissen darüber vermitteln, welche Konzepte der Verstetigung existieren, welche Voraussetzungen Sie dafür schaffen können und wie Nachhaltigkeit gesichert werden kann.

Mit dieser Bildungswerkstatt werden folgenden Fragen und Zielstellungen verfolgt:

  • Was bedeutet erfolgreiche Verstetigung?
  • Nachhaltigkeitsstrategie entwickeln: Was wird aus welchen Gründen fortgeführt? Was ist dafür zu tun? Kommunikativ, kooperativ?
  • Produktkatalog: Was ist entstanden?
  • Ergebnisse gegenüber Entscheidern transparent machen, Werbung in Eigensache
  • Fortsetzung von Produkten, Transfer von Koordinationsarbeit, Netzwerkarbeit
  • Verstetigen was nützt? Nutzen argumentieren und dokumentieren. Woran messe ich, ob und wie etwas nützt?
  • Rahmenbedingungen für Transfer und Verstetigung benennen: Was ist nötig, damit Verstetigung erfolgreich ist?
  • Was ist realistisch anschlussfähig? Welche Aspekte der Aufgabe?
  • Partner für die Verstetigung: Unterstützer, Fürsprecher
  • Den Abschluss eines Projektes als eigene Phase verstehen und gestalten
  • Methoden und Konzept für den Transfer und die Sicherung von Projektergebnissen kennenlernen
  • Eigene Schritte und Konzepte für Ergebnissicherung, Transfer und Verstetigung entwickeln.

Zielgruppe

Die Bildungswerkstatt richtet sich an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im kommunalen Bildungsmanagement und Bildungsmonitoring aus den BI-Kommunen.

Termin

Mittwoch, 8. Juli 2020, 9:15 Uhr–12:15 Uhr und
Dienstag, 14. Juli 2020  (Gruppe I) oder Mittwoch, 15. Juli 2020 (Gruppe II),
jeweils 9:15 Uhr–12:15 Uhr

Programm

Mittwoch, 8. Juli 2020, Teil I (alle Teilnehmenden)

  • 08:45 Uhr Ankommen (Möglichkeit für technischen Support)
  • 09:15 Uhr Begrüßung
  • 09:30 Uhr Input: Konzepte der Verstetigung, wichtigste Grundlagen und Hintergrundwissen zur erfolgreichen Sicherung von Projektergebnissen
  • 09:50 Uhr Rückfragen und Diskussion
  • 10:10 Uhr Einteilung der Teilnehmenden in Unterarbeitsgruppen, „Wegweiser“ in die Chaträume der Unterarbeitsgruppen
  • 10:15 Uhr Pause (30 Minuten)
  • 10:45 Uhr 45 Minuten Arbeitsphase in Untergruppen in getrennten Chat-Räumen
    (Begleitung TransMit)
  • 11:30 Uhr Rückkehr in Videokonferenzraum, kurze Vorstellung (3-5 Minuten) der Ergebnisse der Unterarbeitsgruppen
  • 11:45 Uhr Einführung der individuellen Arbeitsaufgabe für die Teilnehmenden (je Kommune), die in der Woche zwischen den Videokonferenzen Teil I und II erarbeitet werden soll
  • 12:00 Uhr Ende, ggf. noch 15 Minuten Zeit für Fragen an den Referenten

Dienstag, 14. Juli 2020 oder Mittwoch, 15. Juli 2020, Teil II (zwei Termine für zwei Teilgruppen)

  • 08:45 Uhr Ankommen (Möglichkeit für technischen Support)
  • 09:15 Uhr kurze Begrüßung    
  • 09:20 Uhr Erklärung der Methode der „kollegialen Befragung“
  • 09:30 Uhr Vorstellung der Präsentationen der Teilnehmenden und anschließend kollegiale Befragung des vorgestellten Falles (ein Fall ca. 20 Min. à 3 Fälle)
  • 11:00 Uhr Vorstellung der Präsentationen der Teilnehmenden und anschließend kollegiale Befragung des vorgestellten Falles (je Fall ca. 20 Minuten, ebenfalls 3 Fälle und 15 Minuten Puffer, falls einzelne Fälle etwas länger besprochen wurden)
  • 12:00 Uhr Ende, ggf. noch 15 Minuten Zeit für Fragen an den Referenten

Moderation

Klaus-Dieter Paul, u.bus GmbH - Gesellschaft für regionale Entwicklung und europäisches Projektmanagement (Input und Durchführung)

Matthias Müller, TransMit (Moderation) und Ulrike Richter, TransMit (techn. Unterstützung)